Seleccionar página

Las colas de llamada ilimitadas son una función que incluye el servicio de Jive, pues sin duda es una característica muy poderosa.

Una cola de llamadas, puede significar para los clientes una imagen de clase mundial y es de utilidad para administrar grandes volúmenes de llamada.

Gracias a que Jive cuenta con esta función al contratar el servicio, es posible que cualquier equipo pueda controlar mejor su flujo de llamada.

Pero ¿cómo puedes sacarle el máximo provecho a esta herramienta?

En esta ocasión te daremos algunos consejos para lograrlo

¿Cómo funcionan las colas de llamada?

Una cola de llamadas asigna llamadas entrantes a un grupo de agentes, además, proporciona tiempos de espera así como anuncios a las personas que llamas.

De esta manera la cola de llamadas es mas ordenada que un grupo timbre, que únicamente sonará simultáneamente en los teléfonos.

Tener un mayor control, es lo que hace que esta herramienta sea muy útil, pero debes realizar la configuración correctamente a fin que puedas sacarle el mejor provecho a todos los beneficios.

Las colas de llamada se encuentran disponibles en «Exenciones» en el Editor de planes de Jive Dial. Puedes crearlos y editarlos  desde allí.

Este es un ejemplo de una cola de llamada de algunos representantes de ventas :

Configuraciones

En la pestaña Configuración del agente, se puede decidir exactamente como se comportaran las llamadas entrantes.

La más importante de las configuraciones es la estrategia de timbrado, pues determina el patrón de enrutamiento de las llamadas:

  • Timbrar a todos: Sonará a todos los agentes disponibles
  • Round Robin: Realiza un ciclo mediante los agentes y distribuye las llamas de manera equitativa.
  • Menos Reciente: Enviará la llamada al agente que tiene menos tiempo sin recibir una llamada.
  • Menor cantidad: Lanza las llamadas al agente que ha realizado el menor numero de llamadas durante la jornada.
  • Aleatorio: Lanzará las llamadas al azar.

En la configuración de llamadas, puedes ajustar todo aquello que la persona escuchará cuando realice la llamadas, como los mensajes que se reproducirán, la frecuencia con la que sonarán los mensajes y la música de retención que ayuda a calmas los nervios .

La pestaña de grabación habilitará la grabación de llamada para las conversaciones desde la cola.

Una vez realizada la configuración puedes hacer que los agentes inicien o cierren sesión presionando *13 seguido de la extensión de la cola de llamadas.

El agente escuchará un breve mensaje para avisar si están dentro o fuera de la cola de llamada.

¿Cómo usar la cola de llamadas?

A fin de ilustrar las posibilidades expansivas con las que cuenta esta herramienta lo ilustraremos con el siguiente caso.

Digamos que tu eres el gerente de ventas de un equipo de 10 representantes y deseas que dichos representantes inicien sesión y las llamadas entrantes se distribuyan equitativamente entre los agentes.

También debes asegurarte que los representantes sepan cuanto tiempo estuvo en espera el cliente para que puedan estar preparados.

En cuanto a las personas que llaman, escucharán un mensaje sobre el tiempo de espera que llevan redondeando los 30 segundos mas cercanos y este mensaje se reproducirá cada dos minutos.

Por ultimo, también deseas habilitar la grabación de llamadas para poder monitorear las conversaciones que realizan los agentes de ventas.

Pero ¿cómo podrías asegurarte de ejecutar correctamente dicho plan?

Sigue los pasos que te damos a continuación :

  1. Crea la cola de llamadas en «Extenciones» y asigna un nombre a cada numero. Posteriormente asigna agentes a la cola conforme se requiera.

2. Ve a la Configuración del agente y selecciona Round Robin en Estrategia de timbrado y luego marca la casilla «Informar el tiempo de espera de llamante»

3. Posteriormente, drigete a Configuración de llamadas e ingresa 120 segundos para la casilla «Frecuencia de anuncio de posición» y 30 segundos para «Redondeo de anuncio de posición». Haz clic en el cuadro para eliminar personas que llamen cuando la cola no tiene agentes registrados, Si tu casilla de correo de voz se ha agregado previamente en el Plan de marcación, conectalo a la cola de llamada.

paso 3 colas de llamada

4. Finalmente dirígete a Grabación y asegúrate de que la grabación de llamadas este habilitada y listo, ya esta realizada la configuración.

paso 4 colas de llamada

Las colas de llamada Jive son una herramienta muy poderosa que puede mejorar la experiencia de los clientes y aumentar la eficiencia en el trabajo.

Si quieres conocer mas acerca de Jive o  una demostración gratuita, contactanos y con gusto podemos ayudarte y resolver tus necesidades.