manual gotomeetingYa hemos anunciado que Jive ha unido fuerzas con LogMeIn y que por tiempo limitado hay una oferta al contratar los servicios de Jive, se cubre el costo por licencia de un usuario de GoToMeeting Pro.

Sin embargo es necesario sacarle jugo a todas las funciones que proporciona la sala de conferencias de GoToMeeting.

En este Manual explicaremos todas las funciones de cada modulo de GoToMeeting.

Paneles de GotoMeeting

Configuración de comunicación

Audio

Dentro del panel de control se abre la pestaña de Audio

Se cuentan con dos opciones de audio:

  • Audio del equipo

Puedes usar el menú desplegable para seleccionar el micrófono, puedes seleccionar el de la computadora o si cuentas con alguna diadema con micrófono seleccionarla

En las bocinas, puedes seleccionar de igual manera las de la computadora o de algún dispositivo conectado a la misma.

  • Llamada telefónica

En esta opción la conferencia se realizará vía telefónica, únicamente se requerirá introducir el código de acceso y el PIN solicitado.

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Pantalla

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Puedes compartir tu pantalla de distintas maneras:

Pantalla del menú principal

Se compartirá la pantalla entera, por lo cual debes asegurarte de cerrar las ventanas que no deseas compartir en ese momento.

Pantalla despejada

De igual manera se comparte la pantalla, la diferencia es que se oculta la barra de tareas y los iconos de escritorio .

Compartir Aplicaciones

Se compartirá una aplicación especifica que selecciones y se ocultará el resto de las demás aplicaciones

Sin embargo es importante tomar algo en cuenta; cuando tienes varias pestañas de un buscador y no quieres compartir alguna porque tienes información privada.

Por ejemplo Google Chrome es una aplicación por ello es que si tienes dos o mas ventanas abiertas aunque en la pantalla unicamente quieras compartir la ventana donde tienes la información, si te haces uso de otra ventana, esta se mostrará en la pantalla que compartes.

Para evitar ello y asegurarte de que no compartes información privada, puedes valerte de la siguiente función:

Pausar pantalla

Al pausar la pantalla, la imagen que se muestra simplemente se congelará hasta que se reanude la trnasmición, aunq estes haciendo uso de otras aplicaciones, los asistentes de la conferencia no lo notarán.

Únicamente necesitas poner el cursor sobre el icono pantalla y aparece el botón de pausar.

manual gotomeetingPara reanudar la transmisión de pantalla, únicamente vuelve a poner el cursor sobre el icono y aparecerá el botón de reproducir.

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Dejar de compartir pantalla

Cuando detienes la transmisión de la pantalla, los asistentes la sala de espera y se avisará que el organizador no esta compartiendo la pantalla.

Compartir cámara web

Dentro de la sala de conferencia, puedes compartir hasta 6 cámaras web en la sesión.

Únicamente necesitarás conexión a Internet y una cámara web

Vista previa de la cámara

Antes de compartir tu cámara seguramente querrás asegurarte que los demás vean únicamente lo que desea compartir.

Puedes realizar las configuraciones necesarias de la siguiente manera:

  1. Selecciona la opción camara web
  2. Podrás ver la vista previa de la cámara web y en el menú desplegable puedes elegir el dispositivo de la cámara web o bien cambiar el tamaño de la pantalla.
  3. Si ya estas listo para presentarte, únicamente da clic en el icono de la cámara web y cuando ya se comparte tu cámara, el icono parpadeará en color verde.

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Compartir cámara web

Puedes compartir tu camará con las siguientes tres opciones:

  1. Dentro del panel de control en la pestaña del panel da clic en el icono de la cámara web
  2. En  la pestaña de Cámara web, da clic en el icono y elige la opción Compartir mi pantalla.
  3. Selecciona el panel de asistentes da clic derecho sobre tu nombre y elige la opción compartir mi cámara web o directamente da clic en el icono que aparece a un lado de tu nombre.

manual gotomeetingDejar de compartir cámara web

Cuando dejas de compartir tu cámara web el recuadro de tu pantalla desaparecerá y otro asistente puede compartir su cámara web.

Puedes dejar de compartir tu cámara web de las siguientes maneras:

  • Desde el  panel de control da clic en el botón de la cámara web
  • En la pestaña de la Cámara web selecciona el icono mas y elige la opción Dejar de compartir mi cámara web
  • Dentro del panel de asistentes da clic derecho sobre tu nombre y elige la opción Dejar de compartir mi cámara web.
  • Con el visor selecciona el icono detener.
  • En el visor da clic en el menú de cámaras web y presiona sobre la opción Dejar de compartir mi cámara web.

manual gotomeetingVista de la audiencia

En este recuadro podrás visualizar la pantalla que estas compartiendo con los asistentes, de esta manera podrás tener la seguridad de estar compartiendo unicamente lo que deseas.

Asistentes

En este panel podrás visualizar y modificar las distintas opciones para los asistentes como:

Silenciar o activar el micrófono

Si quieres activar o desactivar el micrófono de un asistente únicamente necesitas desplegar el menú en el participante que desees y ahi seleccionas la opción de activar o desactivar el micrófono.

o simplemente presiona el icono del micrófono, si esta en azul, el micrófono esta activado, si esta en naranja entonces esta silenciado.

O si lo deseas puedes activar o desactivar el micrófono para todos los asistentes

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Convertir en presentador a un asistente

El ser presentador, le da la opción al asistente de compartir su pantalla con los demás.

Convertir al asistente en organizador

Al convertirse en coorganizador se cuenta con las mismas funciones que tiene el organizador inicial de la reunión.

Ceder el control del teclado y cursor

Al darle esta opción al asistente, cuenta con la posibilidad de mover el cursor en la pantalla compartida y usar el teclado para poder escribir, de esta manera existe una colaboración.

Sin embargo los movimientos del cursor pueden invalidarse por el administrador o bien, recuperar el control del mismo.

Compartir o dejar de compartir cámara web

Puedes solicitar a un asistente que comparte su cámara web dando clic derecho sobre su nombre y selecciona la opción “Envié solicitud de cámara web”.

Para que el asistente deje de compartir su cámara web nuevamente da clic derecho sobre su nombre y ahora selecciona la opción Dejar de compartir cámara web.

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Despedir al asistente

Si deseas elminar a algun asistente, puedes realizarlo al despedirlo de la reunión, de esta manera el asistente saldrá de la reunión sin embargo se le notificará.

Para despedir al asistente realiza lo siguiente:

En el panel de asistentes da clic derecho en el nombre del asistente y selecciona la opción Despedir a (asistente).

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Invitar a mas asistentes

Dentro de este panel también es posible invitar a las personas a que se unan a la reunión y puedes realizarlo de las siguientes maneras:

Seleccionando el icono invitar y puedes copiar directamente el enlace y enviarlo a la persona que deseas invitar o bien, por correo electrónico.

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También puedes solicitar que ingrese a la dirección www.joingotomeeting.com y deberá introducir el ID que se despliega en la ventana.

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Si deseas agregar a un asistente por llamada telefónica presiona el icono llamar en la venta que aparece introduce el nombre del asistente y su numero telefónico.

El asistente únicamente escuchará el audio de la reunión.

Chat

Para chatear con los asistentes cuentas con  tres opciones para enviar mensajes a:

  • Todos: De esta manera todos los asistentes recibirán el mensaje
  • Solo organizadores: Únicamente los organizadores verán el mensaje que envíes
  • Participante: El mensaje se enviará de manera individual al asistente que tu selecciones.

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Guardar el registro del chat

Si deseas tener el registro de los mensajes que se enviaron durante la reunión puedes hacerlo, sin embargo no se guardarán  los mensajes que se hayan enviado los asistentes de manera privada.

Para guardar el registro del chat realiza lo siguiente:

En la aplicación del GotoMeeting, presiona la parte superior y se despliega un menú en el cual aparece la opción Guardar registro de conversaciones.

Selecciona la ubicación y el nombre donde se guardará el archivo de la conversación.

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Herramientas de dibujo

La aplicación cuenta con tres herramientas principales de dibujo:

  • Pluma: Este herramienta permitirá realizar dibujos en la pantalla que compartes
  • Resaltador: Podrás subrayar algo importante que quieras destacar en tu pantalla
  • Foco: Servirá como puntero para indicar y resaltar algo en especial.

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Puedes compartir estas herramientas con los demás asistentes ya sea de manera individual o para todos los asistentes pero para esto los asistentes deben tener instalada la aplicación de GoToMeeting.

Para borrar los dibujos realizados únicamente presiona el icono de Borrar todos los dibujos.

Grabar reunión

Es posible guardar la sesión realizada y usarla posteriormente, la grabación incluirá la pantalla del presentador, el audio y las aplicaciones que se compartieron.

Graba la sesión

  1. En primer lugar asegúrate de estar compartiendo en pantalla lo que deseas grabar.
  2. Comienza la grabación en el icono Grabar, este icono comenzará a brillar y los asistentes serán notificados que la reunión está siendo grabada.
  3. Cuando se  finalice la sesión se dará la opción de convertir la grabación a formato MP4.

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Finalizar Reunión

En el menú superior de la aplicación de GotoMeeting viene la opción de finalizar la reunión o bien si co-organizadores puedes abandonar la reunión y los co-organizadores continuaran con la reunión.

O bien, cierra el panel de GoToMeeting y aparecerá la opción Finalizar para todos o Elegir a un organizador y marcharme.

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